Comment organiser un repas associatif réussi et convivial ?

Organiser un repas associatif, c’est souvent plus compliqué que prévu.

Pourtant, bien préparé, ce type d’événement associatif peut devenir un vrai moment de partage et de convivialité entre membres, mais aussi un moyen de financement de vos projets.

Leader de la Commande Groupée solidaire, on vous partage tout ce qu’il faut savoir pour organiser un repas associatif réussi, que ce soit en petit comité ou pour accueillir du public.

Pourquoi organiser un repas associatif ?

Un repas associatif est un moment de convivialité et de partage organisé pour renforcer les liens entre les membres, remercier les bénévoles pour leur implication et soutenir les projets de l’association.

• Cohésion : fédérer les membres et les bénévoles autour d’un moment convivial pour apprendre à se connaitre davantage et échanger les informations clés si besoin

  
  

• Fêter un événement : rentrée associative, réussites, anniversaire de l’asso ou d’un membre

  
  

• Collecte de fonds associative : organiser un événement ouvert au public avec une billetterie

  
  

• Donner de la visibilité locale à l’association : faire connaître ses actions lors d’un événement ouvert au public et pour attirer de nouveaux adhérents

Repas interne ou ouvert au public : que dit la réglementation ?

Pour une association qui souhaite faire un repas, la réglementation varie selon qu’il s’agit d’un événement privé ou public :

• Repas entre membres : Le repas est gratuit s’il est limité aux adhérents et bénévoles de l’association et organisé dans un cadre privé. Attention toutefois à respecter les règles d’hygiène de base.

  
  

• Vente de repas par une association : S’agissant d’une activité lucrative, une déclaration en mairie est obligatoire si le repas est ouvert au public et qu’une billetterie est prévue. L’association devient alors responsable de l’accueil, de la sécurité, de la conformité des locaux et de la réglementation sanitaire.

💡Bon à savoir : Si vous servez un repas au public et que vous préparez les repas vous-même, attention à la réglementation, même pour une association loi 1901. Vous devez utiliser un local de préparation équipé et conforme (salle des fêtes, cantine, etc.) Un échantillon de chaque plat doit être conservé pendant 5 jours, dans le cas d’un contrôle sanitaire. Si tout ça vous paraît trop complexe, mieux vaut faire appel à un traiteur : c’est lui qui portera la responsabilité civile en cas de souci sanitaire.

Les étapes pour organiser un repas associatif

Passons à l’organisation. Est-ce un repas entre membres ou un événement ouvert au public ? Combien de personnes seront présentes ? Qui fait quoi dans l’équipe ? Qu’en est-il de la responsabilité civile ?

Un peu d’organisation en amont pour que tout roule le jour J !

Définir la date et le lieu du repas de l’association

La date d’un repas associatif va déterminer l’ambiance, le menu (plats en sauce l’hiver, buffet froid ou barbecue l’été) et même les animations. Une fois la date calée, place au choix du lieu... et là, il y a quelques règles à connaître si le repas est interne ou ouvert au public.

• Un repas entre bénévoles ou adhérents : une salle associative ou un local privé suffisent du moment que l’endroit est propre, fonctionnel et qu’il respecte les normes d’hygiène des aliments.

  
  

• Un repas ouvert au public : c’est autre chose, le lieu devient un Établissement Recevant du Public (ERP) et doit respecter des règles strictes (hygiène, sécurité, accessibilité). Prévoyez des équipements adaptés : cuisine équipée, lave-mains, extincteurs, affichage sécurité, etc.

Prévoir l’animation et des jeux

Une animation bien pensée, même simple, peut transformer un repas associatif en un moment marquant, qu’il soit réservé à vos membres ou ouvert à tout un quartier. Bonne ambiance garantie !

Quelques jeux bien choisis suffisent à créer du lien, dans la bonne humeur :

• Blind test musical : rapide à mettre en place, avec un téléphone et une enceinte. Ambiance assurée !

💡Bon à savoir : Pour diffuser de la musique (playlist, DJ, concert) lors d’un repas ouvert au public, vous devez déclarer l’événement auprès de la SACEM en raison des droits d’auteur. Sans déclaration, l’association s’expose à des sanctions (jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende)

• Quiz intergénérationnel : une animation idéale pour mélanger les publics. Préparez des questions qui parlent à tous les âges (cinéma, culture, sport, musique…).

  
  

• Jeux en libre accès : jeux de société, jeux en bois, coin coloriage pour les enfants, etc.

  
  

Dans le cadre d’un événement grand public, les animations peuvent aussi avoir un objectif de collecte de fonds ou de visibilité pour l’association :

• Tombola : un classique toujours efficace. Vous pouvez vendre les tickets à l’avance ou le jour même, avec des lots récupérés localement (producteurs, commerçants partenaires).

  
  

• Billetterie pour le repas ou l’animation : si l’entrée est payante ou inclut une animation spéciale (spectacle, concert, animation enfants…), pensez à prévoir une billetterie, même simple, pour rester dans les clous réglementaires.

Quel repas proposer pour votre événement associatif ?

Rentrons dans le dur. Le choix du repas est au cœur du repas de l’association. Il doit s’adapter au budget, au type de public, à la logistique et à la saison.

Voici des idées de repas pas chers et conviviaux à organiser.

Repas partagé, fait maison ou traiteur : que choisir ?

Avant de penser au menu, commencez par définir le format du repas. Voici les trois grands types de repas associatifs à envisager :

• Repas-partagé (potluck) : chacun apporte un plat à partager. C’est une idée économique, conviviale et parfaite pour un repas entre bénévoles, une réunion informelle ou un pique-nique. Pas besoin de cuisine, juste un peu de coordination !

  
  

• Les plats faits maison : L’équipe de l’association cuisine elle-même, dans un local de préparation adapté. Parfait pour des plats copieux à petit prix : couscous, quiches ou tartes salées, plats en sauce (coq au vin, bœuf bourguignon, poulet basquaise…)

  
  

• Le traiteur associatif : idéal pour un repas ouvert au public. Le traiteur prend en charge la préparation des repas, le service et surtout la responsabilité civile et légale. C’est la solution la plus sûre si vous attendez du monde.

Idées de plats pas chers et conviviaux

Voici quelques idées de plats simples et appréciés à préparer en repas associatif faciles à servir :

• Plats en sauce : bœuf bourguignon, pot-au-feu, blanquette, poulet basquaise… A accompagner de riz, pâtes ou pommes de terre, surtout pour un repas protéiné pour les associations sportives (il faut des forces !)

  
  

• Tartes et quiches : jambon-fromage, poireaux, légumes de saison, parfaits pour un repas économique ;

  
  

• Gratins et plats au four : lasagnes, gratin dauphinois ou gratin de légumes, faciles à gérer en grand volume ;

  
  

• Couscous ou paella géante : très populaires, ces plats très conviviaux conviennent aux grands repas. C’est un buffet thématique parfait pour des associations culturelles !

Idées de plats de saison pour votre repas

Adaptez le repas au contexte de l’événement : hiver, été, Noël, rentrée… chaque saison a ses incontournables !

• Repas de Noël associatif : raclette, tartiflette, fondue, accompagnés d’un vin rouge léger et d’une bûche en dessert. Festin assuré !

  
  

• Brunch ou petit-déjeuner : viennoiseries, pain frais, confiture, café, jus de fruits, œufs, fromage… un repas idéal pour une réunion matinale ou pour fêter un heureux événement

  
  

• Repas d’été : piques niques, barbecue avec des salades, taboulé, melons, tarte aux fruits… à servir en extérieur avec limonade ou vin rosé bien frais

💡Bon à savoir : Un bon repas s’accompagne toujours d’une boisson bien choisie. Avec la Commande Groupée solidaire, nous permettons aux associations d’obtenir des vins, bières, spiritueux et alternatives sans alcool direct producteurs à prix adhérents, tout en générant des bénéfices pour votre asso !

Vous l’aurez compris : de l’anticipation, des bonnes idées et votre repas associatif devient un vrai levier communautaire, de visibilité et même de financement !

Un dernier conseil : misez sur la simplicité, le lien humain et laissez la magie opérer.

Grâce à la Commande Groupée et ses boissons en circuit court, générez des bénéfices et collectez des fonds pour vos projets. Comme 2200 clubs et assos engagés, faites plaisir à vos membres et du bien à votre association !

FAQ - Tout ce que vous devez savoir sur le repas associatif

Une association peut-elle organiser un repas ?

Une association loi 1901 peut organiser un repas associatif, en interne ou ouvert au public. Elle doit respecter certaines règles selon le format : hygiène alimentaire, déclaration en mairie, sécurité des locaux, etc.

Une association peut-elle payer un repas pour ses membres ou bénévoles ?

Un repas payé par l’association est autorisé s’il reste dans un cadre statutaire, non lucratif et conforme à l’objet de l’association. Cela vaut notamment pour les repas entre bénévoles. Il est aussi possible d’utiliser des chèques repas bénévoles, exonérés de charges sous conditions.

Une association peut-elle vendre de l’alcool ?

Oui, sous conditions. Une association peut vendre de l’alcool lors d’un événement, à condition d’obtenir une licence temporaire (dite “licence buvette”) en mairie. L’alcool ne doit être vendu que pour accompagner la restauration.

Une association peut-elle faire de la restauration ?

Une association peut vendre des repas, mais doit respecter les règles d’hygiène et de sécurité alimentaire (arrêtés de 2009 et 2012). L'association peut cuisiner elle-même dans un local adapté ou faire appel à un traiteur. En cas de vente au public, une déclaration est obligatoire.