Comment organiser un repas associatif réussi et convivial ?
Dernière mise à jour : 23 oct.
Organiser un repas associatif, c’est souvent plus compliqué que prévu.
Pourtant, bien préparé, ce type d’événement associatif peut devenir un vrai moment de partage et de convivialité entre membres, mais aussi un moyen de financement de vos projets.
Avec la Commande Groupée solidaire, nous accompagnons les associations qui veulent financer leurs projets, on vous partage tout ce qu’il faut savoir pour organiser un repas associatif réussi, que ce soit en petit comité ou pour accueillir du public.
📌 SOMMAIRE :
Pourquoi organiser un repas associatif ?
Un repas associatif est un moment de convivialité et de partage organisé pour renforcer les liens entre les membres, remercier les bénévoles pour leur implication et soutenir les projets de l’association.
Cohésion : fédérer les membres et les bénévoles autour d’un moment convivial pour apprendre à se connaitre davantage et échanger les informations clés si besoin
Fêter un événement : rentrée associative, réussites, anniversaire de l’asso ou d’un membre
Collecte de fonds associative : organiser un événement ouvert au public avec une billetterie
Donner de la visibilité locale à l’association : faire connaître ses actions lors d’un événement ouvert au public et pour attirer de nouveaux adhérents
Et si votre repas finançait aussi la saison ? 💸
Le repas réunit vos adhérents : c’est le moment idéal pour lancer une Commande Groupée. Chacun commande ses boissons au tarif adhérent, et une part de 10% de chaque achat revient à votre association.
Repas interne ou ouvert au public : que dit la réglementation ?
La réglementation d’un repas associatif dépend surtout de son format, du lieu choisi et de ce que vous proposez sur place.
Repas réservé aux adhérents et bénévoles : les formalités sont généralement limitées, mais les règles d’hygiène alimentaire, de conservation et de chaîne du froid restent à respecter.
Repas ouvert au public : le fait que le repas soit payant n’impose pas, à lui seul, de déclaration en mairie. Des démarches peuvent toutefois être nécessaires selon le lieu, l’occupation de l’espace public, la vente d’alcool ou les animations proposées.
Vente de repas : une association peut exercer une activité commerciale, de manière occasionnelle ou régulière. Si cette activité devient habituelle, elle doit notamment être cohérente avec ses statuts.
Vente d'alcool : une buvette temporaire est soumise à des règles spécifiques et peut nécessiter une autorisation du maire. Au-delà du repas, la vente de vin par une association peut aussi devenir une source de financement à part entière !
💡Bon à savoir : Si vous servez un repas au public et que vous préparez les repas vous-même, attention à la réglementation, même pour une association loi 1901. Vous devez utiliser un local de préparation équipé et conforme (salle des fêtes, cantine, etc.) Conserver un échantillon de chaque plat pendant 5 jours n’est pas une obligation générale pour tous les repas associatifs. Les « plats témoins » concernent notamment certains cadres de restauration collective.
Les étapes pour organiser un repas associatif
Passons à l’organisation. Est-ce un repas entre membres ou un événement ouvert au public ? Combien de personnes seront présentes ? Qui fait quoi dans l’équipe ? Qu’en est-il de la responsabilité civile ?
Un peu d’organisation en amont pour que tout roule le jour J !
Définir la date et le lieu du repas de l’association
La date d’un repas associatif va déterminer l’ambiance, le menu (plats en sauce l’hiver, buffet froid ou barbecue l’été) et même les animations. Une fois la date calée, place au choix du lieu... et là, il y a quelques règles à connaître si le repas est interne ou ouvert au public.
Un repas entre bénévoles ou adhérents : une salle associative ou un local privé suffisent du moment que l’endroit est propre, fonctionnel et qu’il respecte les normes d’hygiène des aliments.
Un repas ouvert au public : choisissez un lieu adapté au nombre de participants et à l’événement. Si vous utilisez une salle classée ERP, comme une salle des fêtes, elle doit respecter les règles de sécurité, d’accessibilité et de capacité qui lui sont propres. Un repas ouvert au public ne transforme donc pas automatiquement n’importe quel lieu en ERP.
Prévoir l’animation et des jeux
Une animation bien pensée, même simple, peut transformer un repas associatif en un moment marquant, qu’il soit réservé à vos membres ou ouvert à tout un quartier. Bonne ambiance garantie !
Quelques jeux bien choisis suffisent à créer du lien, dans la bonne humeur :
Blind test musical : rapide à mettre en place, avec un téléphone et une enceinte. Ambiance assurée !
💡Bon à savoir : Pour diffuser de la musique (playlist, DJ, concert) lors d’un repas ouvert au public, vous devez déclarer l’événement auprès de la SACEM en raison des droits d’auteur. Sans déclaration, l’association s’expose à des sanctions (jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende)
Quiz intergénérationnel : une animation idéale pour mélanger les publics. Préparez des questions qui parlent à tous les âges (cinéma, culture, sport, musique…).
Jeux en libre accès : jeux de société, jeux en bois, coin coloriage pour les enfants, etc.
Dans le cadre d’un événement grand public, les animations peuvent aussi avoir un objectif de collecte de fonds ou de visibilité pour l’association :
Tombola : un classique toujours efficace. Vous pouvez vendre les tickets à l’avance ou le jour même, avec des lots récupérés localement (producteurs, commerçants partenaires).
Billetterie pour le repas ou l’animation : si l’entrée est payante ou inclut une animation spéciale (spectacle, concert, animation enfants…), pensez à prévoir une billetterie, même simple, pour rester dans les clous réglementaires.
Quel repas proposer pour votre événement associatif ?
Rentrons dans le dur. Le choix du repas est au cœur du repas de l’association. Il doit s’adapter au budget, au type de public, à la logistique et à la saison.
Voici des idées de repas pas chers et conviviaux à organiser.
Repas partagé, fait maison ou traiteur : que choisir ?
Avant de penser au menu, commencez par définir le format du repas. Voici les trois grands types de repas associatifs à envisager :
Repas-partagé (potluck) : chacun apporte un plat. Une formule économique et conviviale, surtout adaptée aux repas entre adhérents ou bénévoles.
Les plats faits maison : l’association maîtrise davantage son budget, mais doit gérer les achats, la préparation, le stockage, les températures et le service.
Le traiteur : plus coûteux, mais plus simple lorsque vous attendez beaucoup de monde. Le prestataire reste responsable de ce qui relève de sa prestation, notamment de la préparation des plats. L’association conserve cependant la responsabilité de sa propre organisation : accueil, sécurité, stockage ou service lorsqu’elle les prend en charge.
Idées de plats pas chers et conviviaux
Voici quelques idées de plats simples et appréciés à préparer en repas associatif faciles à servir :
Plats en sauce : bœuf bourguignon, pot-au-feu, blanquette, poulet basquaise… A accompagner de riz, pâtes ou pommes de terre, surtout pour un repas protéiné pour les associations sportives (il faut des forces !)
Tartes et quiches : jambon-fromage, poireaux, légumes de saison, parfaits pour un repas économique ;
Gratins et plats au four : lasagnes, gratin dauphinois ou gratin de légumes, faciles à gérer en grand volume ;
Couscous ou paella géante : très populaires, ces plats très conviviaux conviennent aux grands repas. C’est un buffet thématique parfait pour des associations culturelles !
Idées de plats de saison pour votre repas
Adaptez le repas au contexte de l’événement : hiver, été, Noël, rentrée… chaque saison a ses incontournables !
Repas de Noël associatif : raclette, tartiflette, fondue, accompagnés d’un vin rouge léger et d’une bûche en dessert. Festin assuré !
Brunch ou petit-déjeuner : viennoiseries, pain frais, confiture, café, jus de fruits, œufs, fromage… un repas idéal pour une réunion matinale ou pour fêter un heureux événement
Repas d’été : piques niques, barbecue avec des salades, taboulé, melons, tarte aux fruits… à servir en extérieur avec limonade ou vin rosé bien frais
💡Bon à savoir : Un repas convivial s’accompagne toujours d’une boisson bien choisie. Avec la Commande Groupée solidaire, nous permettons à vos adhérents de commander des vins, bières, spiritueux et alternatives sans alcool en direct des producteurs, à prix adhérents, tout en générant des bénéfices pour votre association.
Vous l’aurez compris : avec un peu d’anticipation et les bonnes idées, votre repas associatif peut devenir un véritable levier communautaire… mais aussi un moyen concret de financer une association durablement.
Un dernier conseil : misez sur la simplicité, le lien humain et laissez la magie opérer.
Grâce à la Commande Groupée et ses boissons en circuit court, générez des bénéfices et collectez des fonds pour vos projets.
La Commande Groupée, comment ça marche ? 💸
Comme 2200 clubs et assos engagés, faites plaisir à vos membres et du bien à votre association !
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*Sans avance de frais ni stock à gérer.
FAQ - Tout ce que vous devez savoir sur le repas associatif
Une association peut-elle organiser un repas ?
Oui. Une association loi 1901 peut organiser un repas pour ses membres ou l’ouvrir au public. Les démarches dépendent ensuite du lieu et des activités proposées : restauration, vente d’alcool, musique ou occupation de l’espace public.
Une association peut-elle offrir un repas pour ses membres ou bénévoles ?
Oui, si la dépense est justifiée par l’activité de l’association et ne constitue pas un avantage personnel injustifié. Les frais réellement engagés par un bénévole pour l’association peuvent également être remboursés s’ils sont justifiés.
Une association peut-elle vendre de l’alcool ?
Oui. Une association peut exercer une activité commerciale, de manière occasionnelle ou régulière. Si la vente de repas devient habituelle, elle doit être compatible avec ses statuts et peut avoir des conséquences fiscales. Les recettes des manifestations de bienfaisance ou de soutien peuvent toutefois être exonérées d’impôts commerciaux, dans la limite de six manifestations par an, si l’association a une gestion désintéressée.
Une association peut-elle faire de la restauration ?
Oui. Une association peut exercer une activité commerciale occasionnelle ou régulière. Si la vente de repas devient habituelle, elle doit notamment être compatible avec ses statuts et peut avoir des conséquences fiscales.
